Sob a responsabilidade da Divisão de Arquivo Público da Secretaria Municipal de Administração, o Arquivo Público Municipal teve sua criação oficializada com a publicação da lei 10.301/2019 no Diário Oficial de Rondonópolis (Diorondon) número 4.466, dessa terça-feira (11). Essa lei vem ao encontro da campanha realizada pelo Governo Federal, conforme esclarece a idealizadora do projeto de criação do arquivo, a gerente da Divisão de Arquivo Público, Kathia Luisi Monteiro: “Estamos atendendo a um apelo do Conselho Nacional de Arquivos da Casa Civil, que incentiva os municípios a implantarem seus arquivos”.

Ela ainda pontua que todas as secretarias estão ligadas ao Arquivo Público por meio do Sistema Municipal de Arquivos (Sismarq), formando uma rede e implementando uma política de arquivos que tanto servidores quanto secretários devem seguir. “Até então, tínhamos um local destinado à guarda de documentos da Prefeitura, mas o Arquivo Público não era institucionalizado. O Projeto de Lei o criou como instituição, que tem como atribuição a gestão da informação e da documentação dentro da Administração Executiva, seguindo regras e diretrizes”, explica a idealizadora.

Atualmente, os documentos estão disponíveis apenas em meio físico. Mas a intenção, segundo Kathia, é digitalizar os que vão entrar e aqueles que já estão armazenados no acervo existente. “Hoje, atendemos somente servidores e secretarias, já que estamos trabalhando com documentação administrativa. Mas, após realizarmos o tratamento da informação, vamos separar os documentos que têm valor histórico e cultural e, então, pretendemos oferecer à população o acesso a esse material."

Aliás, na avaliação da gerente, esse processo de atualização e modernização do acervo irá contemplar, principalmente, o cidadão comum. “Assim que propusemos o projeto de criação do Arquivo Público, o prefeito Zé Carlos do Pátio nos atendeu prontamente. Afinal, os mais beneficiados serão o servidor, que tem à sua disposição a documentação necessária para a realização do seu trabalho, e o público externo, que terá acesso ao patrimônio histórico e cultural do município”.